A. PENDAHULUAN
Tuntutan sebagai sekretaris yang profesional di era global memang tidak bisa dihindarkan lagi. Dunia bisnis yang semakin hari semakin ketat persaingannya, mengharuskan siapa saja yang bekerja suatu perusahaan untuk memberikan pelayanan yang unggul pada setiap pelanggannya, untuk membangun citra perusahaan yang baik.
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis yang cukup penting artinya bagi pimpinan. Untuk itu seorang pemimpin membutuhkan seorang sekretaris yang mempunyai karakteristik kepribadian yang mantap, yang digambarkan dengan adanya rasa percaya diri yang tinggi, dapat memproyeksikan diri mereka positif di mata orang lain, dapat mencapai prestasi unggul dan sekaligus keberhasilan dalam setiap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Sejalan dengan arus globalisasi, tuntutan terhadap kemampuan seorang sekretaris profesional terus meningkat. Untuk itu, sekretaris harus mampu mengembangkan kemampuannya dalam setiap aspek, baik pengetahuan, keterampilan maupun sikap.
B. TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN DIRI
1. Pergaulan Diri
Pergaulan diri artinya mengenali diri sendiri dari segi positif untuk dijadikan sebagai kekuatan atau kelebihan diri dan segi negatif untuk mengenali segi keterbatasan diri.
2. Berbuat Sesuatu
Sisi positif yang ada pada diri lebih dikembangkan untuk menekan segala keterbatasan yang ada dalam diri sehingga tidak muncul rasa rendah diri karena keterbatasan yang dimiliki.
3. Melaksanakan Cara untuk Mengembangkan Diri
Melaksanakan cara mengembangkan diri, contohnya:
a. Menilai diri sendiri secara objektif
b. Berani menanuggung resiko dan tidak takut salah
c. Memperluas wawasan, meningkatkan kemampuan dan keterampilan.
d. dll.
C. ARTI DAN PENTINGNYA PENGEMBANGAN DIRI BAGI SEKRETARIS
Selain pengembangan diri untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya, seorang sekretaris juga harus mengembangkan kepribadiannya, yang dapat tercermin dari tingkah laku, tutur kata, maupun sikapnya dalam pergaulan sehari-hari, baik di kantor maupun di lingkungan tempat tinggal.
Oleh karena itu, kepribadian haruslah dibina dan dikembangkan agar diri sekretaris menjadi lebih menarik, sehingga memunculkan citra yang lebih baik pula dalam dirinya sendiri, yang tentunya sangat berpengaruh bagi perusahaan. Sedangkan untuk dapat menjadi sekretaris dengan kepribadian yang menarik, berikut ini merupakan cara pengembangan yang dapat dilakukan:
1. Menggunakan gaya
Sebagai sekretaris yang sering berkomunikasi dengan orang banyak, jika berkomunkasi dengan menggunakan bahasa yang positif, tentunya akan membuat orang lain merasa dihargai. Sedangkan apabila dengan bahasa yang negatif, misalnya menggunakan kata-kata yang kasar seperti “tolol, bodoh, kampungan” akan membuat orang lain merasa tidak dihargai, dan artinya sekretaris merendahkan dirinya sendiri.
2. Berani bertanggung jawab
Hal-hal yang terjadi pada diri sendiri tidak lain adalah karena perbuatan diri sendiri. Sehingga dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan-pekerjaannya yang berhubungan dengan orang banyak, sekretaris hendaknya menunjukkan tanggung jawab penuh, apalagi berhubungan dengan relasi eksternal/ rekan kerja dari luar perusahaan, yang tentunya akan menciptakan suatu citra bagi perusahaan tempatnya bekerja.
Sedangkan prinsip yang hendaknya dimiliki sekretaris dalam menyelesaikan tanggung jawabnya, diantaranya:
a. Prinsip Attitude
Yaitu perilaku yang tercermin pada diri seseorang ketika menghadapi situasi tertentu atau ketika berhadapan dengan orang lain. Misalnya dalam melayani pelanggan hendaknya dengan penampilan yang serasi, berpikir positif dan sikap menghargai.
b. Prinsip Attention
Attention merupakan sikap menunjukkan kepedulian dan perhatian terhadap sesuatu. Misalnya memperhatikan akankebutuhan pelanggan/relasi dengan memahami perilaku dan kritik sarannya.
c. Prinsip Action
Prinsip action merupakan prinsip untuk melakukan tindakan yang berupa perbuatan nyata dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik.
Selain itu, prinsip terpenting bagi sekretaris dalam bekerja adalah “Tutup mulut rapat-rapat, Pasang mata awas-awas, dan buka telinga lebar-lebar”. Artinya seorang sekretaris harus dapat menjaga rahasia perusahaan dan rahasia pimpinan dengan baik, teliti dalam bekerja dan membuka telinga lebar-lebar untuk mendapatkan pengetahuan dan keterampilan-keterampilan untuk mengembangkan diri.
3. Mengembangkan dinamika pribadi
Untuk dapat mengembangkan dinamika pribadi, keterampilan diri yang perlu dilatih/dikembangkan diantaranya keterampilan mengungkapkan ide-ide yang dimiliki, keterampilan menunjukkan perilaku yang tegas, anggun, serasi, dan berwibawa, serta kemampuan melaksanakan nilai tata karma dan etika yang berlaku dilingkungan kerja.
D. TUJUAN PENGEMBANGAN DIRI BAGI SEKRETARIS
Tujuan pengembangan dan latihan bagi sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal:
1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
E. MENGEMBANGKAN DIRI DALAM JABATAN
Sekretaris dapat mengembangkan jabatannya melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
- Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi :
- Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
- Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.
- In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
Pada dasarnya keberhasilan pengembangan sdiri seorang sekretaris tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu:
1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.
